第一章 总则
第一条
为使国家行政机关（不包括国家外交机关）和地方政府（以下简称机关）的对外文书处理工作规范化、制度化、科学化，提高对外文书的质量和处理工作的效率，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》制定本办法。
第二条
对外文书体现对外方针政策和有关法规，是对外交往中的重要工具，要求格式规范、语言精炼、文字严谨准确、印制整洁。
第三条
对外文书是机关及其领导人、官员进行对外经济、贸易、文化、体育、友好往来等各个领域的交往中使用的书面文件。
第四条
对外文书的主体是机关及其领导人和官员，但如国务委员兼机关的首长时可使用外交函件，而不使用对外函件。
第五条
以中华人民共和国、中华人民共和国政府或政府部门名义缔结条约、协定，应依照《中华人民共和国缔结条约程序法》的规定办理。
第六条
对外文书的内容只涉及各机关的对外交往。它与外交文书在格式和要求上有严格的区别，两者不可混用。
第七条
机关的外事主管部门是对外文书的管理机构，主管并负责指导本机关的对外文书处理工作。并应设立文秘部门或者配备专职人员负责对外文书处理工作。文秘人员应认真负责、忠于职守，努力提高对外文书处理工作的质量和效率。
第八条
对外文书处理必须做到及时、准确。由文秘部门统一收发、分办、传递、催办、用印、立卷、归档和销毁。
第九条
在对外文书处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关的保密规定，确保国家秘密安全。
第二章 对外文书种类、要求
第十条
对外文书的种类主要包括：对外函件、对外电报、传真、委托书、公告、通告、声明、谈话（稿）、协议文件等。
（一）对外函件
对外函件是机关及其领导人和官员，与外国相应机关及其领导人和官员、外国驻华外交机关、领事机构及其它机构代表和官员之间往来的书面文件。对外函件可分为正式对外函件、普通对外函件、对外便函三种。
1、正式对外函件
以机关领导人名义发出的函件，用第一人称写成。为机关领导人在同外国相应机关领导人、外国驻华外交机关、领事机构及其它机构代表的交往活动中使用。内容通常涉及重要事项，如：祝贺、邀请、应邀、致谢、慰问、吊唁等。
要求：
（1）文首须写对方首都或城市名称，第二行写明受文人的职衔、全名和称呼，并另起行排称呼。
（2）致敬语用“顺致最崇高的敬意”、“顺致最良好的祝愿”或“顺致最亲切的问候”等。
（3）落款处须亲笔签名，并署以正式职衔。
（4）不编号。签发人职衔前空四个字起排，与正文、日期的距离均为25毫米。
（5）函件正文用3号仿宋体，第一页18行，每行25字，第二页25行。所有对外文书均依此办理。
2、普通对外函件
以机关及其外事部门名义发出的函件，用第三人称写成。为机关及其外事部门对外交往活动中使用。内容通常是涉及外事业务，如“邀请或应邀、申办签证、接受留学生、人员任命、侨民情况、通知规定等。
要求：
（1）文首应写明受文机关名称。
（2）致敬语用“顺致崇高的敬意”、“预致谢意”、“顺致谢意”或“顺致问候”等。
（3）落款盖机关或外事部门的带国徽印章。
（4）一般不编文号，内容重要的可编号。
3、对外便函
以机关及其外事部门的官员名义发出的函件，用第一人称写成。为机关及其外事部门的官员对外交往活动中使用。内容通常是属一般性事务。如：邀请便餐或看演出、展览、送照片等。
要求：
（1）文首简称“亲爱的×××先生”或“×××先生”等。
（2）致敬语用“祝你身体健康”或“祝你工作顺利”等。
（3）落款处亲笔签名，是否署职衔视具体情况而定。
（4）不编号。
4、对外函件用纸、封套要求：
（1）根据《对外使用国徽图案的办法》的有关规定，正式对外函件、普通对外函件和对外便函不能使用带有国徽的衔头纸。
（2）正式对外函件和普通对外函件，首页用带中文机关衔（衔字用黑色，不带横线）的对外函件纸（国际标准A4型，规格297×210毫米）。公安用带警徽和中文机关衔的对外函件纸。第二页起用不带机关衔的白纸，规格与首页相同。
发送时用带中文衔（机关衔字用黑色，下同）的白色封套（规格230×160毫米）。
（3）机关的外事部门发出的普通对外函件，首页用带中外文机关衔的对外函件纸，也可用带中文外事部门衔的对外函件纸（纸张和封套的规格同正式对外函件）。
（4）机关的官员发出的对外便函，可用带中文或中外文对照机关衔的对外便函纸，发出时用带中文或中外文对照机关衔的封套（纸张及封套规格同正式对外函件）。
（二）对外电报、传真
机关及其领导人和官员以电报、传真形式发送的对外文书。
要求：
1、机关的对外电报用第三人称。机关领导人的对外电报用第一人称（对外传真也采用此作法）。
2、文首写对方首都或城市名称，第二行顶格写受文人职衔、全名、称呼或受文机关或团体名称。
3、结尾无致敬语，但一般均有祝愿词。
4、发电人应具职衔、全名。不签名。发电机关和团体应具全称，不盖章。但传真须签名或盖章。
5、对外电报一般使用电报纸。特殊情况需面交的用A4型的纸。传真用带中外文对照机关衔的纸张（规格297×210毫米）。
6、如经电讯局发送，应加报头：“中华人民共和国××部请××国××部将以下电报转交收电人”。
（三）委托书
政府部门首长委托驻外使节或有关人员代表政府部门签署协议的证件。
要求：
1、由委托的政府部门首长签署。委托驻外领事办理事务时，由外交部副部长签署。
2、“委托书”名称在文前居中，不编号、无抬头、无客套语、无致敬语。
3、委托书用带政府部门衔的对外函件纸（规格297×210毫米）。印制正本一份。递交时用对外函件封套。
（四）公告
机关发表某一重要涉外事项或有关法规的文件。
要求：
正文不分段，不落款，不盖印；发布机关的名称在标题内列出，标题排在文前居中，日期一般置于标题下方。公告利用报纸、电视、电台等现代化传播手段向外界宣布。
（五）通告
机关发表须周知或共同遵守的有关涉外事项或规定的文件。
要求：
1、以布告形式发表的通告，标题排在文前居中，不编号，日期置于文末下方，加盖发文机关带国徽印章。
2、以文件形式发表的通告，标题在文前居中，编号排在标题下方居中，日期置于文末下方，加盖发布机关带国徽印章。如无编号，日期排在标题下方居中。
（六）声明
机关受权或奉命就某个涉外问题或事件表明立场、观点或主张的文件。
要求：
1、标题排在文前居中。
2、日期置于标题右下方。距标题、正文各空15毫米。
3、对外发送时用规格265×190毫米纸。当场散发。
（七）谈话（稿）
机关有关负责人就国内或国际某个问题表时立场、观点和主张发表的讲话（稿）。
要求：
1、在标题中写明发布人、事由和日期。
2、无抬头、无落款，不签名，不盖印。
3、用规格265×190毫米的纸，当场散发。
（八）协议文件
协议文件是缔约各方就某一问题经谈判、协商取得一致的意见或共同的决定，用来约束和规定双方或多方之间的权利和义务的书面文件，其中包括协定和议定书、换函、备忘录、会谈纪要、协议书、意向书、确认书和合同等。
1、协定和议定书 对外文书中的协定和议定书是指未经中央政府正式授权，也不代表国家或政府，而由机关同外国相应机构就经济、文教、科技、金融等领域某些较具体问题签署的文件。这类文件虽对签字双方均有约束力，但不具备条约性质。
2、换函 机关或其领导人同外国相应机构或相应部门首长以互换信件的方式把达成协议内容在各自给对方的信件中确认下来。一般用部门首长间的正式对外函件，有时也用部门之间的普通对外函件。
3、备忘录 是记载协议各方在谈判中各自所持的立场以及已经达成或寻求达成的在某一问题上的协议或谅解的文件，可以独立使用，也可作为其他协议性文件的附件使用。
4、会谈纪要 是会谈双方通过谈判达成的协议要点的记录；一般来说没有强制性的法律约束力。只是各方今后作为协商或谈判的参考文件。
5、协议书 是谈判各方为记载就事务性和技术性问题达成协议的文件。
6、意向书 是协议的双方就意欲达到的目的或可能发生的事情所达成的初步谅解的书面文件。
7、确认书 是明确表示承认责任的存在，或证明某事属实的文件。
8、合同 亦称契约，双方（或数方）就买卖、贸易、委托、承揽、租赁、劳务等事宜依法订立的有关权利义务的协议。例如，外国驻华机构在我国境内购置或租用我国房地产时，我有关部门常采用合同形式。
书面协议文件的要求：
1、协议文件一般应有协议名、序言、正文和结尾几部份。
协议名（标题）包括协议各方的名称，所涉事项和协议的名称。协议各方的名称要用全称，切忌简称。
序言，如：“中华人民共和国××部和××国××部（以下简称双方），为发展××××××双方友好合作关系，达成协议如下”。
正文是协议的主体部分，包括协议的实质内容和有关程序问题规定。条文内容通常分条列出，如内容较长，可用章、节、条、款、项、目来划分。有关程序问题的条文一般排列在实质条款后面。其中包括：生效日期；有效期限；协议终止或延长的条款。有时还包括有关解释、争议解决和修改条款。
结尾写明签订协议的日期和地点、正本的份数、使用的文字和同等作准的文本。签字日期一般采用公历。如对方国家提出同时用本国的纪元法，可同意，但必须与公历一致。协议正本一般使用双方文字，如使用第三种文字，应规定三种文本同等作准。如解释发生分歧时，应以第三种文字为准。
2、协议正本必须由双方代表签字。签字部分必须标明所代表的机关名称。签字的排列顺序是：中方保存的中、外文文本，中方排在左边、对方排在右边；对方保存的文本签字排列顺序正好相反。特别注意签字排列顺序必须与标题、序言的国名排列顺序相一致，切勿交叉排列。
3、需要双方签署的书面协议文件，应准备两份正本（中方名称在前的称正版，对方名称在前的称倒版）。各方在自己保存的正本中享有在先权，即该国国名和代表的姓名在协议文件的序言或条文中列在前面；该国代表的签署位置在另一国代表的左方或上方；该国文字写成的文本在装订上排在前面。
4、协议正本用纸通常由协议方各自准备，规格为：340×240毫米。协议文本一般只印单面，签署后的文本由双方当场交换，不需另送。
5、换函用带中文机关衔的对外函件纸。
6、其他契约性文件或合同性文件用纸无特别规定。
第三章 对外文书格式
第十一条
我国的对外文书一律使用中文，必要时可附外文译文。在确保外文译文准确的情况下，纯属一般事务性的普通函件和便函也可只用外文。
第十二条
对外文书中的外国国名、人员称谓、客套语、致敬语、签字或用印、纸张、封套、副本和译文的用法以及印制方法等，均应严格按照下列规定办理：
（一）对外文书中的外国国名，抬头必须使用全称。同一国名在正文中数次出现时首次应使用全称，以后可用习惯简称。某些特殊国家必须使用全称。
（二）对外文书中的人员称谓既要考虑双方身份，又要考虑国际惯例和对方的具体情况。
（三）对外文书均应开章明义，不得使用外交照会中“×××向×××致意并谨××如下”的客套引文。对外文书最后的致敬语，须注意符合两国关系、双方身份、文书内容和使用场合。
（四）致敬语要按外文习惯译成完整句，作为正文的最后一段，紧跟正文，不可自成一页。
（五）对外文书需发文人签署时，应由发文人亲笔签署；需加盖印章时，必须加盖发文机关或其外事部门带国徽的印章。发文日期之后，应加注发文地点。
（六）文件的副本用白纸印制，在文本第一页右上角加印“副本”字样；落款不签名，不盖印，但需印发文人的职衔、姓名并在其后加括号注明“签字”或：“印”字样。发送时用白色封套并在左上角加印“副本”二字。
（七）对外文书附以外文译文时，应用白纸印制，在文本第一页右上角注明“译文”字样。译文应符合外文文书惯用格式，受文人的职衔、姓名、称呼应按外文习惯（有的国家习惯放在文书首页的右上角或左下角）。此外，还应按外交习惯在文首写上称呼。
第四章 对外文书办理、立卷、归档和销毁
第十三条
对外文书办理、立卷、归档和销毁均按国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（国办发[1993]81号）中的有关规定办理。
第五章 附则
第十四条
本办法自发布之日起施行，由外交部办公厅负责解释。
第十五条
党和军队系统、人大、政协、各人民团体及其各部门可参照本办法执行。
第十六条
企事业单位也可参照本办法执行。
