公司文书管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司文书管理，确保文书处理高效、有序，提升组织管理效能，特制定本制度。

第二条 本制度所称“文书”，指公司在经营管理活动中形成的各类公文、报告、会议决议、规章制度、合同协议、权证执照、会计账簿、图表及参考资料等一切业务文书与公文。

第三条 公司全部文书均属公司资产，由公司统一管理，任何个人不得私自占有。

第四条 必须严格保守文书机密，确保公司信息安全和利益不受损害。

第五条 文书处理应以“准确、迅速、规范”为原则，并明确相关责任：

1.凡涉及重要事项的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，均须以书面文书形式进行。

2.紧急情况下经口头、电话处理的事项，须于事后及时补办书面文书。

第六条 文书管理实行统一领导、分级负责：

1.公司文书的收发、传递等日常管理，由总公司行政部（或办公室）统筹负责。

2.各分支机构文书管理细则可依据本制度另行制定。

第二章 文书的收发

第七条 外来文书均由文书主管部门统一签收，并按下列规定处理：

1.公务文书由主管部门启封后，分送承办部门或人员。

2.私人信件直接转交收件人，不得拆阅。

3.错发或误投的文书，收件部门应立即退回文书主管部门处理。

第八条 非工作时间送达的文书，由值班人员签收后，于下一个工作日内移交文书主管部门。

第三章 文书的处理

第九条 根据内容重要性和敏感程度，文书分为以下密级：

1.绝密：内容涉及公司核心机密，一旦泄露会使公司利益遭受特别严重损害。

2.机密：内容涉及公司重要秘密，一旦泄露会使公司利益遭受严重损害。

3.秘密：内容涉及公司一般性秘密，一旦泄露会使公司利益遭受损害。

4.内部公开：内容仅限公司内部传阅或执行，不宜对外公开。

5.普通：非涉密文书。但若附有重要资料，应按相应密级管理。

第十条 普通文书处理规定：

1.由部门负责人（科长及以上）审核、批示、答复，或指定专人具体办理。

2.遇有重要或异常事项，须及时向上级主管请示，按指示办理。

3.涉及多个部门的事项，须经相关部门会签、协商一致后方可处理。

第十一条 机密文书处理规定：

1.原则上由指定责任人或经办人直接处理。

2.寄发机密或亲启文书，须在信封上标注密级、事由要点及发文者姓名，由发文者密封。

3.收到的机密或亲启文书，须由指定收件人亲自启封；确因职务需要代启的，须符合公司相关规定。

第十二条 文书阅办规定：

1.阅件人阅毕须签字确认，必要时可签署处理意见并及时退还文书管理员。

2.需传阅的文书，应附《文件传阅单》，按栏目填写并最终交还文书管理员。

第四章 请示与审批

第十三条 请示审批是公司重要决策程序。凡属公司重大经营管理事项，均须履行请示程序，经董事会、总裁或授权董事审查、裁决并批复后，方可执行。

第十四条 须履行请示审批的事项主要包括（但不限于）：

1.组织机构调整、重要人事任免及薪酬福利政策变更；

2.重要规章制度的制定与修订；

3.重大合同的订立、变更与解除；

4.诉讼、仲裁等法律行为；

5.向政府部门的重要申请、报备及诉求；

6.不动产及其他重要资产的购置、处置与产权变更；

7.大额捐赠、赞助及广告宣传费用支出；

8.分支机构的设立、变更、撤销及升级；

9.年度预算、决算方案；

10.重大融资、贷款及银行账户开立、变更；

11.大宗物资采购及非急需资产的处置；

12.内外部刊物的创办、改版、停刊及费用调整；

13.重要的经营计划与战略规划；

14.其他涉及公司全局的重大事项。

第十五条 请示审批的提报主体为各分支机构、部门主要负责人。

第十六条 请示提案应论证充分、方案可行，确保审批后能够顺利实施。

第十七条 请示事项须以书面提案形式逐级上报。情况紧急时可先行口头请示，但事后须及时补交书面提案。

第十八条 请示提案文书应包含标题、正文、事由、说明及附件，做到一事一议。提案应准备多份，分送相关职能部门。

第十九条 请示提案须编号，注明提报人、所属部门及日期，并由提报人签字盖章。

第二十条 请示事项经批准后，应以批复文件（或提案副本批示）的形式返回请示部门作为执行依据。

第五章 文书的制作

第二十一条 文书拟制要求：

1.内容应主旨明确、文字简练、表述准确、格式规范。

2.须清晰说明行文缘由、背景及过程，必要时附相关证据材料。

3.明确起草责任人，签署拟稿人姓名及部门。

4.修改他人起草的文书，修改者须审阅原文并签字确认。

第二十二条 文书起草须在主管明确决策意图后进行，文书草稿应妥善保存。

第二十三条 重要文书或合同草案，必要时须办理公证，并提前备齐相关证明文件。

第二十四条 文书签署权限：

1.内部文书：一般往来文书由部门负责人签署；上报性文书或内容次要的文书由部门签署；重要文书须由总裁、副总裁、董事或授权负责人签署。

2.对外文书：如合同、承诺书、行政许可申请、公告等重要文书，原则上由总裁或其授权委托人签署。

第二十五条 文书用印规定：

1.文书正本须加盖签发人签名章或部门印章，副本可盖部门章。

2.签发人缺席时，可由授权代理人代签并加盖其印章，事后须补办签发手续。

3.以部门或公司名义发出的文书，须加盖相应印章。

第二十六条 公司印章使用规定：

1.需用印时，申请人须填写《用印申请单》，经部门负责人审核签字后，送行政部（或办公室）办理。

2.印章管理员审核手续完备后，方可盖印。重要事项用印须报请总裁批准。

3.特殊情况可先口头申请，事后补办手续。

4.带有公司字样的其他印章，须经主管同意后直接申请使用。

第六章 文书的发送

第二十七条 外发文书须按下列要求办理（调查报告除外）：

1.信封须写明收、发件单位（人）的详细地址、姓名，并注明传递方式（如“快递”、“挂号”、“面交”等）。

2.公司内部传递的普通文书一般无需密封。

第二十八条 各部门寄发文书前，须在《发文登记簿》及《邮资登记表》上登记。

第七章 文书的整理与保存

第二十九条 文书须按内容分类整理，分为待办件和归档件分别保管。

第三十条 已办结文书须按部门、密级、编号及保管期限进行分类、立卷，并在《文书保存登记簿》上登记后归档。

第三十一条 公司章程、不动产凭证、重要合同、行政许可、专利证书等核心文书，由行政部编制《重要文书目录》专项保管。

第三十二条 分支机构产生的文书，重要文书由分支机构负责人保管，一般文书由各部门自行保管。

第三十三条 文书保存期限分为永久、10年、5年、1年四类（法律法规另有规定的从其规定）：

1.永久保存：公司章程、股东（董事）会议记录、重要制度、核心合同、产权证照、股票文件、诉讼文书、历史性文献、决算报告等。

2.保存10年：请示批复、人事任免、薪酬文书、会计账簿、凭证、报表及其他重要文书。

3.保存5年：次要文书。

4.保存1年：一般性、临时性文书。调查报告原件保存期限由主管部门确定。

第三十四条 机密文书须存放于保险柜或加锁文件柜中，确保安全。

第三十五条 保管期满或无保存价值的文书，经主管部门鉴定、登记造册并说明理由后，可按规定销毁。机密文书须采用碎纸或焚烧方式销毁。

第三十六条 因机构调整导致文书管理权变更时，须及时办理交接手续，并在登记簿上注明变更原因及结果。

第三十七条 借阅归档文书须办理借阅登记，注明归还期限。借阅人须出示有效凭证。

第三十八条 本制度执行中的未尽事宜，由行政部（或办公室）解释和处理。

第三十九条 本制度自发布之日起施行。